PKM軟體：提供知識應用的工具支援

原作：beyonlee

一、使用者需要什麼
    知識管理軟體的使用者是那些需要和大量資料、資料頻繁打交道的知識工作者。他們在日常工作中，發現了管理眾多資料的難度和不便，也因而產生了使用軟體管理資料的需要。但是，需要注意到的是，雖然如此，其實相當多的使用者並不瞭解知識應該如何管理。於是，他們顯化出來的需求就是如同傳統知識管理者--圖書館的做法一致--即目錄管理、文獻管理。於是，目前市面上能看到的知識管理軟體也多數就是一個目錄管理器。
   
    但是，這裡有一個重要的前提差異--圖書館使用目錄索引法管理圖書的意圖和普通知識工作者存在明顯的不同。前者管理的目的在於儲存和檢索，而後者的目的在於儲備和應用。簡言之，圖書館收集到圖書、資料後，重要的是將其分類編號，最後放到書庫裡就完了。之於具體的檢索、使用，那是讀者自己的事情。而知識工作者則不同，資料收集、整理後僅是第一步工作，更重要的工作是收集、整理之後的消化、吸收、以及再儲備。===針式PKM完全是按照PKM流程來開發的，對各個階段均提供支援
    通過以上分析，我們可以發現，圖書館和個人對知識管理的意圖不同，使得他們管理資料的方式、方法存在質的不同。試圖學習圖書館管理知識的方法來設計、編寫個人應用的知識管理軟體一定會失敗——如果還能有應用空間，那一定是因為尚沒有更好的產品出現。

    那麼，知識管理軟體應該如何改進呢？我認為答案在於分析個人管理知識的過程。準確的說，不應該是管理知識，而應該稱之為知識處理的過程。下一代知識管理軟體必然基於對使用者處理知識的流程應用上。要理解這一點，必須對使用者使用知識管理軟體的全過程有深刻的認識。

    使用者使用知識軟體的過程總的來說可以分成幾個階段：（接觸、產生興趣）——認為有保留價值——收集到自己的知識管理器中——形成分叉——1、對於需要進一步吸收、消化的資料——重點在於消化、總結，以及二次創造；2、對於不需要再次進行消化的資料——重點在於建立索引，以備日後使用。

二、如何改進
    對於第一種情況，知識管理軟體關鍵在於是否能提供“消化知識”的便利手段。這些便利手段是什麼呢？這就需要市場人員去分析使用者的需求，坦率地說不是一個簡單的工作。在這裡，我僅結合自身的方式談談。

    首先，我需要有對資料進行批註的工具。批註是自古以來人們消化知識的重要手段，其存在的重要性在於人們消化知識的方式，並不是囫圇吞棗式，而是先解構——即首先關注其中間重要的內容——再整合的。所以，如果一個知識管理軟體不能做到有批註功能，基本上可以認為它只是一個目錄管理器。在這方面，我最欣賞的是word的批註功能——即不影響原文閱讀，又能清晰的儲存閱讀中產生的相關聯想，燈雪可以考慮在這方面借鑒一下。我覺得mydata的進一步改進這方面是最重要的潛力所在。===針式PKM本身無縫整合Office軟體，也是應是Word作為網頁儲存的唯一方式；所以天生就具備此優點。和Office緊密整合是針式PKM的核心！
    其次，我需要有對資料進行總結和二次創造的工具。顯然，批註完成的只是重點的分析，而全域的總結也還是很重要。這方面mydata有一個“摘要欄”，部分的解決了摘要的問題。但僅僅這樣還是不夠的。摘要僅僅是對資料的客觀總結，並沒有讀者的主觀思考在其中。同時，如果不在知識管理軟體中提供做二次創造的空間，使用者將不得不使用其他工具，而這會帶來：一是效率的降低；二是會割裂原本相關的、連貫的內容。總之是會帶來不便。

    最後，我需要知識傳播、分享的工具。即如何把自己的知識管理軟體中的內容，包括原始資料、批註、總結、二次創造等輕鬆的、高效率的與他人分享。

    雜七雜八說了這麼多，不知道有沒把各位看官繞暈。那麼，最後還是總結一下，提兩條改進建議：
   
    1、一定要跳出“目錄、索引式管理”的誤區，mydata才能獲得更大的發展空間。

    2、在這個過程中，去挖掘使用者使用知識管理軟體深層次的需求是關鍵。這種挖掘不僅要去瞭解使用者的意見，更多的要靠開發人員全身心投入去體悟、感受。

    3、不要滿足於淺嘗輒止，擴充不必要的功能。要記住，在市場中，專業化是趨勢和王道。

    4、知識管理軟體的恰當定位是“提供知識應用的工具支援”。

    5.軟體和方法兩者缺一不可。一個好的軟體，一定不僅僅是一個工具，而更多的是一套方法的體現。《高效能管理人士的7個習慣》作者科維所開發的Planplus就是一個很好的例子