ERP失敗案例：商務程序再造失誤

ERP失敗案例：商務程序再造失誤

【2006-08-02 11:45】【林堅】【賽迪網】

   流程作為正式管理制度固化

　　新商務程序經與各相關部門達成共識後，要做為企業的正式檔案下發到業務部門，並要指定流程執行監督部門，同時要有配套的獎罰制度，保證業務單據的時效性和準確性，業務能按正常的步驟執行下去。

　　一般流程執行監督部門設在IT部門比較合適，因為IT部門取得系統執行狀況資料比較容易，獎罰制度執行部門可放在人力資源部，有條件的企業可與績效考核指標掛鈎，經過一段時間的適應性運行，使大家都養成良好的業務習慣。

　　本文中A公司由於主管副總調離就造成系統近乎癱瘓。一是當初在制定商務程序沒有和業務部門達成共識;二是流程的執行只是依靠個人的影響力去推動，而不是靠大家良好的業務習慣去執行;三是沒有相關的流程執行監督部門，像這種情況核心人員的變動最易造成系統的不穩定。

　　選擇適合的系統

　　商務程序再造並不是越先進越好，而是一個逐步最佳化的過程。在做商務程序規劃時要充分考慮企業的管理現狀、員工素質，如一般上系統前都要對業務部門的職責重新規劃，使部門間形成相互監督制約的機制，這樣就會使一些業務部門失去由於管理漏洞而得到的局部利益，或失去一些職權範圍。

　　在民營企業這樣的商務程序改造比較容易實現，而在國有企業這樣的商務程序改造則要冒很大的風險。

　　又如在理想的情況下採購商務程序如下，計劃部門根據銷售或預測資料運算出原料需求，採購部門根據計劃提供的需求數量分配給供應商，質檢根據採購計劃驗貨，倉庫根據質檢結果入庫，財務根據倉庫入庫單進行賬務結算。

　　以上採購商務程序看起來很合理，沒有什麼問題，但在實際實施過程中很少有企業能做到這一步。

　　首先，計劃資料運算的準確性就需要企業有很高的管理水平，即使計劃資料準確了，採購計劃也要受到採購批量、供貨品質限制，還有諸如檢驗標準建立、倉庫管理水平等，所以像A公司這樣想當然地按先進的管理思想重做流程的模式必然行不通，應該結合企業實際情況制定切實可行的商務程序體系，並在實施過程中逐步最佳化改進。

　　

   商務程序再造並不是越先進越好，而是一個逐步最佳化的過程。

　　建立清晰合理的商務程序體系是ERP項目實施成功的關鍵因素，ERP作為一個管理工具主要提供決策支援資料及監控業務過程，而清晰合理的商務程序體系能保證ERP系統提供準確有效資料而不是垃圾資料，同時保證業務系統更加規範，提高效率。

　　汪劍所在的公司(以下簡稱A公司)之所以ERP項目最終失敗，主要是沒有做好以下三方面的工作。

　　實施前要明確各司其責

　　在做商務程序規劃前實施顧問、項目小組、公司有決策權的高層及相關部門要共同分析現有業務模式及特點與標準商務程序的差距，結合現狀制定未來的商務程序體系，明確各相關部門業務模式及操作步驟，如系統中銷售、採購、倉庫等業務需要那些業務單據。

　　這些業務單據由那些業務部門分別負責維護，異常情況如何處理，對一些公用資料如物料、BOM(物料清單)、客戶、供應商等更要制定嚴格的維護審核流程，如這些公用資料不準確，對以後的倉庫資料的準確性、計劃系統的正常運行、統計分析報表的產生都有很大的影響。

　　確定好部門及崗位職責後要形成商務程序圖及流程說明，分發到相關部門並簽字確認，如此就不會出現像A公司那樣系統試運行一開始，就不時有各個部門的領導和操作人員來申訴的現象。

　　但要注意的是在做商務程序規劃時，要結合企業實際情況把合適的工作放在合適的部門去做，如物料和BOM維護通常都是放在技術部門，但有些外購原材料通常都沒有企業編碼，像這樣的情況只要制定好編碼規則，還是放在具體使用的業務部門比較合適。

　　筆者接觸過一個製造型企業，實施三年多時間，其他模組使用方式都很好，就是計劃系統還是手工操作，當時他們BOM由技術部維護，技術部制定的物料消耗定額、成品率、損耗率、工時定額都是理論值，與生產車間實際差距很大，計劃部門只有手工另建一套系統進行計劃運算，使ERP使用效果大打折扣。

　　後來改為由計劃部門制定BOM的物料消耗定額、成品率、損耗率、工時定額，技術部門只是審核BOM的物料代碼與圖紙的吻合度，經此流程更改後，預計2個月後將由ERP系統替代手工計劃運算。