充分利用Office軟體輕鬆助力營銷工作

　　以前大家搞銷售往都是採用傳統的工作方式，如打電話、開會以及走訪等，而在當前高度發展的網路社會中，如果仍然因循守舊，就會大大落伍。實際上很多現代企業的營銷，已經充分利用現有的IT設施以及網路，從而使工作效率以及營銷業績大幅度提高。下面我們就從資料管理、工作計劃、資料分析三個最常見的銷售工作入手，看看怎樣提高工作效率。看看怎樣善用Office軟體提高營銷工作效率。主要使用到的軟體有Outlook、Project、Microsoft ActiveSync、Excel等。

　　用好Outlook 資料管理就這麼簡單

　　職場提示： 營銷前的準備、計劃工作，決不可疏忽輕視，有備而來才能勝券在握。而我們日常需要準備的工作很多很多，如客戶資料、產品推介資料、技術參數等等，這些都需 要認真整理、瞭解，而這些工作我們必須充分利用現有的辦公裝置，盡量輸入電腦，實現電子化辦公，出發時，帶個迷你筆記型電腦，將資料拷入本本中，不僅花錢不多，而 且能夠解決很多問題。

　　從事營銷工作的朋友都知道，客戶資料是非常重要的，以前我都是使用通訊錄或者載於一個專門的筆記本上，尋找起來非常麻煩，有時客戶連絡方式改 變，還需要再加註修改，這項工作的確很惱人，並且由於客戶的名片較多，幾個名片夾都放不下，而利用手中的電腦就可以將這些工作輕鬆地處理好。

　　我現在一般都將客戶以及同事的資料儲存在Outlook的連絡人中，Outlook連絡人功能很全面，不僅僅可以儲存電話、郵件、地址等聯絡資料，而且可以將客戶、同事的照片插入進去，如果需要註明其他事項，還可以進一步添加文字說明(圖1)。

　　日常尋找客戶也非常簡單，只需要在頂部的搜尋欄中輸入客戶名字，如“張傑”，敲一下斷行符號鍵，就可以立即找到相應的客戶所有資料了。

　　更為重要的是，對於經常外出的銷售人員來說，隨時帶個膝上型電腦並不很方便，這時候怎麼樣尋找自己電腦中儲存的客戶資料呢？其實很簡單，很多朋 友都買了智能手機或者掌上型電腦(PDA)，如Windows Mobile系統的，而Outlook非常容易與這些智慧型裝置同步，只需要安裝Microsoft ActiveSync同步軟體【點擊下載】，然後將智能手機等裝置與自己的電腦同步，就可以將電腦上所有連絡人的資料同步到智慧型裝置上。出發時，直接開啟，就可以快速搜尋到相應客戶資料了(圖2)。

　　輸入客戶資料畢竟比較麻煩，如果大家還想省勁，就可以採取另外一種方式，就是通過普通掃描器或者專門的名片掃描器，將客戶名片直接掃入電腦，這樣管理起來也非常方便，以後尋找名片，直接從電腦中搜尋就可以了。